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Web会議導入時に必要なものリスト・おすすめのWeb会議システムを紹介

国内通信事情  

新型コロナウイルスの影響により、テレワークを実施している企業は多いでしょう。

そんな状況のなかで利用者が増加しているのが「Web会議」システムです。

Web会議システムを利用すれば、離れていても顔を見ながら会議やミーティングを行うことが可能になります。

この記事ではWeb会議のメリットや必要なものリスト、おすすめのWeb会議システムをご紹介します

Web会議の導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

 

Web会議とは?

Web会議とは、インターネットを通じて遠方の相手と映像や音声でのコミュニケーションが取れたり、資料の共有ができる情報システムツールのことです

テレワークの普及により、Web会議システムを導入する企業も急激に増えています。

 

Web会議導入で得られるメリット

多くの企業で導入されているWeb会議には、遠隔で行う会議ならではのさまざまなメリットがあります。

初めに、Web会議の導入で得られるメリットをご紹介します。

 

場所問わず会議ができる

Web会議システムを利用すれば、場所問わず会議ができます。

パソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境さえあれば、どこからでも会議に参加できるのです。

テレワーク中の社員に限らず、日本全国の支社や海外の支社との会議もインターネットを通じれば簡単に行うことができます

同じ場所に居なくても顔を見ながら会議ができるのは、Web会議の大きなメリットといえるでしょう。

 

コスト・時間の削減

場所を問わずに会議ができることで、コスト・時間の削減にも繋がります。

これまで、クライアントとの会議や本社と支社の合同会議などでは、かなりの面倒が付きまといました。

会議場所に移動する必要があり、遠方からの出張の場合は交通費や宿泊費がかかっていたでしょう。

しかし、移動を伴う会議をWeb会議に置き換えることで、それらの費用がかからず大幅な経費削減が可能になります

さらに、会議場所に移動する時間もかからないので時間の削減にもなるのです。

 

生産性アップ

移動の時間が削減されることで、その時間を他の仕事に充てることができ生産性アップにも繋がります。

また、通常の会議では緊急で決定したいことがあっても、社長が出張していたり関係者が遠方に居たりする場合はすぐに会議を行うことができませんでした。

しかし、Web会議では時間さえあればどこにいても会議が行えるので、意思決定がスピーディーに行えるのです。

 

Web会議に必要な物リスト

ここでは、Web会議に必要な物リストをご紹介します。

基本的にWeb会議はパソコンとインターネット環境さえあればすぐに利用可能ですが、そろえておくと便利なものもあるのでチェックしておきましょう。

 

パソコン

パソコンはインターネットに接続できる一般的なものでかまいません。

アプリのあるWeb会議システムなら、iPhone、AndroidなどのスマートフォンやiPadなどのタブレット端末でもOKです

 

Webカメラ

テレワークなど、1人での利用であればノートパソコンに内蔵されているWebカメラで十分対応可能です。

しかし、会議室から大人数で参加する場合では、パソコンに内蔵されているカメラでは参加者全員を映すことができません。

撮影範囲をリモコンで操作できたりする製品もあるので、参加人数が多い会議を想定している場合はWebカメラの購入を検討してみましょう

 

スピーカーフォン

スピーカーフォンとは、マイクスピーカーとも呼ばれるスピーカーとマイクが一体化した機材です。

ノートパソコンの搭載機能でも対応できますが、どうしても声が聞き取りづらくなってしまいます。

広い会議室で大人数で会議を行う場合には、パソコンに内蔵のマイクでは参加者全員の声を拾うことができません。

会議室などの広い場所で行う場合には、遠くの声も拾ってくれるスピーカーフォンを用意しましょう

 

ヘッドセット

1人で参加する場合は、マイクとヘッドホンが一体になったヘッドセットがおすすめです。

ヘッドセットを使えば、周りの雑音が入りにくくなり自分の声だけを拾ってくれます。

また、周囲に人がいる環境でも会話の内容を聞かれることがないので、安心して会議に参加することができますよ。

 

Web会議システム・ツール

Web会議を行うシステムやツールにはさまざまなものがあります。

無料で使用できるものも多いですが、有料の方がセキュリティの面や機能の面で優れていることが多いです。

有名なものとしては「Zoom」や「Google Meet」、「Microsoft Teams」などが挙げられます。 こちらについては後ほど詳しく説明するので、チェックしてみてください。

 

インターネット環境

Web会議において1番大切なのがインターネット環境です。 接続が安定した会議を行うために、自分のインターネット環境を見直しましょう。

もしインターネット環境が整っていない場合は、必要な期間だけ借りられるレンタルのポケットWi-Fiがおすすめです。

ポケットWi-Fiは回線工事不要なので、自宅に届いたらすぐにインターネットに接続できますよ。

Web会議では音声や映像など比較的大容量のデータを扱うため、通信速度やデータ容量を重視してポケットWi-Fiを選びましょう。

 

おすすめのWeb会議システムとデータ通信量について

最後に、おすすめのWeb会議システムとそれぞれのデータ通信料をご紹介します。

 

Zoom

「Zoom」は、会員登録なしで気軽に利用できるとあってWeb会議システムの中でも特に人気を集めています。

会議の主催者であるホストが会議を設定し、専用のURLを参加者に共有するだけで、会議に参加できる仕組みです。

無料版でも最大100人までの大規模な会議を開催できますが、3人以上の利用は40分まで。

有料版では時間無制限で、録音・録画した会議のデータをクラウドに保存できるなど便利な機能も追加されます

 

Google Meet

以前は法人向けサービスだった「Google Meet」ですが、2020年5月より一般ユーザーも無料で利用可能になりました。

ソフトウェアをインストールする必要はなく、パソコンからWebブラウザにアクセスしてWeb会議に参加できます。

ただし、一般向けのGoogle MeetはGoogleアカウントを持っている人でなければ会議への参加ができません

法人向けサービスでは、Googleアカウントを持たないユーザーを招待できて、会議の録画機能も付くので、Web会議の導入を検討している企業は法人向けを視野に入れてみるのも良いかもしれません。

 

Microsoft Teams

「Microsoft Teams」は、Microsoftが提供しているWeb会議ツールです。

画面共有をしてWordやExcel、Power PointといったOfficeアプリを使った共同作業ができることが最大の魅力でしょう。

通話以外にもチャットや音声の録音など作業の効率化ができる機能もそろっています。

コミュニケーションを取りつつ作業ができるので、リモートワーク中にチームで作業をしたい方におすすめです

 

データ通信量の比較

Web会議システムを利用する時に気になるポイントがデータ通信料です。

ご紹介したWeb会議システムの1時間あたりのデータ通信量を表にまとめました。

使用環境でデータ通信量は異なるので、あくまで導入の参考としてご確認ください

 

 

1時間あたりのデータ通信量(MB)

Zoom(音声のみ)

44〜56

Zoom(映像+音声

500〜1,450

Google Meet(音声のみ)

27〜41

Google Meet(映像360p+音声

700〜760

Microsoft Teams(音声のみ)

37〜41

Microsoft Teams(映像+音声

690〜810

 

音声のみでは比較的データ通信量は抑えられていますが、映像と音声を使った場合のデータ通信料は大きめになります

会議を行う回数が多い場合は、データ通信料の上限を超えてしまい通信速度制限の対象になってしまうことがあるでしょう。

通信速度制限になってしまうと生活にも影響が出るので、データ通信料に余裕のあるWi-Fiやインターネットプランを用意する必要があります。

 

Web会議に適した環境を整えよう!

Web会議の導入を検討している場合、まずは周辺機器を用意したりインターネットの環境を整えなければなりません。

インターネット環境に不安がある方は、このタイミングでインターネットのプラン見直しや契約を検討してみましょう。

テレワーク中の方には、工事不要ですぐに使えるポケットWi-Fiもおすすめですよ

インターネット環境が整っていれば、どこを拠点にしようとミーティングができるWeb会議。

これからも生産性をアップさせる大きな役目を担いそうです。 Web会議に適した環境を整えて、快適なWeb会議を行いましょう!

 

まとめ

  • Web会議を導入すると場所を問わずに会議ができ、コストの削減や生産性アップなどのメリットがある
  • Web会議ではパソコンやWebカメラなどの機材、インターネット環境を用意すると良い
  • Web会議システムは「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」がおすすめ
  • Web会議のデータ通信料は大きいので、インターネットのプラン見直しや契約を検討しよう

 

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