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リモートワークの導入方法と注意点・メリットや用意すべきツールも解説

国内通信事情  

感染症予防のためにリモートワークの導入を検討していませんか?リモートワークを導入することで通勤の必要がなくなるため、感染症にかかるリスクを減らすことができます。

リモートワークにはその他にもメリットがあり、気を付けておきたい注意点もあるため、どちらも把握しておくことが大切です。

ここではリモートワークの導入方法について詳しくご紹介します。リモートワークで得られるメリットや注意点もお伝えしますので、リモートワークの導入を考えている方は必見です。

 

リモートワーク導入率の変化(※2020年3・4月緊急調査より)

リモートワークは新型コロナの流行により、日本国内でも一気に導入が進んでいます。

ここでは2020年3~4月に東京都が行ったリモートワーク導入率調査についてご紹介しましょう。

 

コロナ対策で導入企業が大幅に増加

新型コロナが流行したことにより、これまで通勤を義務付けていた会社の多くがリモートワークの導入を検討し始めています。

3月に行われた調査によるとリモートワークの導入率は24%と低めでしたが、翌月の4月には62.7%へと上昇在宅勤務を実施する社員数も大幅に増えているため、通勤やオフィス勤務に危機感を感じる方が増えていることがわかります。

 

導入費用の補助金制度あり

新型コロナの流行によってリモートワークが推進されるようになったものの、リモートワークを導入するにはある程度の費用が必要です。

しかし、それを補助する制度(働き方改革推進支援助成金があるため、多くの企業がリモートワークの導入へと踏み切っています。

補助金はテレワーク用の通信機器の導入費用などに充てることができますので、対象企業の方は補助金を利用してリモートワークへと移行することができているようです。

大企業・中小企業などの企業の規模や情報通信産業などの職種は問いませんので、自身の会社が対象企業に当てはまるかをチェックしてみることがおすすめです。

 

リモートワーク導入におけるメリット

リモートワークを導入するメリットといえば「通勤の手間が省ける」「感染症にかかるリスクを減らせる」などありますが、メリットはそれだけではありません。

ここではリモートワーク導入における、その他の4つのメリットをご紹介しましょう。

 

コスト削減

リモートワークを導入することでさまざまなコストの削減が可能になります。

交通費を支給していた会社であれば、リモートワークによって通勤がなくなるため交通費の削減が可能です。

またオフィスも必要なくなりますので、オフィスの賃料や電気代・水道代などの費用も省くことが可能ですよ

 

生産性UP

リモートワークは生産性向上にも繋がります。

リモートワークを取り入れることで通勤時の移動時間や待ち時間を大幅に削減できます。その時間を業務に充てることができますので、個人の生産率を大幅にアップできるのです。

 

求人の幅が広がる

リモートワークは通勤の必要がありませんので、オフィス近辺の居住者以外の人材を確保できます。

例え遠方であってもリモートワークに必要な通信機器があれば会議が行えますので、オフィスに通う必要性はありません。

その結果地方に住む優秀な人材を雇える可能性も高まるので、求人の幅も一気に広がるでしょう。

 

ライフスタイルに合った働き方が選択可能

リモートワークは自宅での勤務が主になりますので、ライフワークに合わせた働き方に変えることが可能です。

お子さんの面倒を見ながら仕事をする、仕事の合間に家事を取り入れる、介護をしながら仕事をするなどの両立ができるようになります。

そのため、個人の事情に合わせた新しい働き方の選択が可能です

 

リモートワークの導入方法を解説

リモートワークのメリットを見て導入を前向きに進めようと思い立った方もいるのではないでしょうか。

しかし、実際に導入する場合は何をどう進めていけばいいのかわからない部分も多いでしょう。

ここでは、リモートワークの導入方法について解説していきます。

 

①導入目的を明示する

まずはリモートワークを導入する目的を明確にしておきましょう。ただ他の会社が導入しているからという理由ではリモートワークのメリットは得られません。

目的を明確にしておくことでメリットが得られやすくなるため、なぜリモートワークを導入した方がいいのか、どんな効果が得られるのかをきちんと考えておきましょう

すでにリモートワークを導入している企業の事例を参考にすることもおすすめです。

 

②就業規則を改定する

目的を明確にしたら試験的に一部の人材のリモートワークを行いましょう。一部の人材の働き方を変えるだけでもさまざまな課題が見えてきます。

その課題を片付けるにはどうすべきかを話し合い、それに応じて就業規則を変えることがおすすめです。

リモートワーク移行後は社員の評価は成果物によって判断されることが多くなるかと思いますので、この点もきちんと話し合っておくことが大切です

評価をする立場にある管理職の方はどういった点で社員を評価するかを明確にしておきましょう。

 

③ネット環境を整える

リモートワークを行うにはネット環境が必須です。社員によっては自宅にネット環境が整っていないということもありますので、その場合はネット環境の整備をしてあげましょう。

低コストでネット環境を整えるのにおすすめなのがWi-Fiルーターのレンタルです

モバイルWi-Fiであれば申し込みから使用開始までの期間が短いですし、持ち運びも可能です。気分転換にカフェなどで仕事をしたい、サテライトオフィスで仕事をするというときにも役立ちますよ。

契約期間の幅が広いため、試験的にリモートワークを導入する際にもおすすめです。

 

④必要なツールを導入する

リモートワークに必要なツール機能を導入し、社内システムをリモートワークに適応化させることも大切です。

リモートワークは従業員同士でのやりとりが重要になりますので、気軽に連絡ができるチャットツールが必須チャットツールの中にはWeb会議ツールが含まれているものもありますので、そちらを利用すればチャットも会議も一つのツールで済ませられます。

もちろんチャットツールとは別にWeb会議システムを導入しても良いでしょう。

また成果物を入れるファイルを共有するクラウドサービスの導入も肝心です。セキュリティがしっかりしているITツールであれば安心して仕事のデータを納品できるため、リモートワークでも手軽に成果物の共有ができますよ。

従業員労働状況を把握できる勤怠管理システムや災害時に安心な安否確認システムの導入も必要です。

 

【導入支援】コンサルティングサービスもあり

リモートワークを導入したいけれど、何を進めていけばいいのかがわからない…とお悩みの方もいるでしょう。

そんな方におすすめなのがコンサルティングサービス利用です。

その会社に適した方法でリモートワークの導入を進めてくれるため、お任せするだけでリモートワークの導入が可能です。導入支援実績が豊富なサービスに依頼することがおすすめですよ。

 

リモートワーク導入時の課題とは?注意点を解説

リモートワークを導入した当初はさまざまな課題に直面するかと思います。

ここでは導入時に起こりやすい課題と注意点をご紹介しましょう。導入前にチェックしておいてくださいね。

 

情報共有を徹底する

リモートワークはオフィス勤務と異なり、その場で一声かければ全員が情報を共有できるというわけではありません。チャットがメインの連絡手段となるため、場合によっては情報共有ができていない社員も出てくるかもしれないのです。

頃からチャットツールにてコミュニケーションをとる、勤務時間帯を全員同じにしてチャットをこまめにチェックするよう指示するなどして情報共有を徹底しましょう。

 

積極的にコミュニケーションをとる

リモートワークはオフィス勤務のように隣に上司や同僚がいるわけではないため、コミュニケーション不足に陥りがちです。コミュニケーションが不足することで情報共有も怠る可能性があるため、積極的にコミュニケーションをとるよう推進しましょう。

社員同士の雑談部屋のようなルームを作っても良いですし、絵文字OKにして誰もが会話をしやすい環境を整えると良いですね。従業員が相談しやすい環境を作るようにしましょう

 

セキュリティ対策は万全に

リモートワークはネットを通じて成果物や社内情報のやり取りを行います。中には社外秘のものもあるため、セキュリティ対策を万全にしておきましょう。

有料のセキュリティツールを活用したり、リモートワークを行う社員へのセキュリティ研修を行ったりすることもおすすめです。

 

課題点があればその都度改善が必要

リモートワークを進めていくといくつもの課題が出てきます。その課題はそのままにしておかず、できるだけ早めに解決するよう努めましょう。

課題をそのままにしておくと仕事に支障が出る恐れもあるので注意が必要です。

課題に関しては社員間のテレビ会議システムにて取り上げることもおすすめ。実際にリモートワークを行っている社員だからこそ課題の解決点を導き出せるかもしれませんので、社員一丸となって課題を片付けていきましょう。

 

メリットや注意点を踏まえリモートワークを導入しよう

感染症対策でリモートワークに踏み切る会社は増えてきていますが、導入方法がわからない、メリットが不明などの理由から踏み切れない会社も多々あります。

まずはリモートワークの導入方法を把握し、メリットや注意点についても知っておきましょう

そうすればどのようにしてリモートワークを進めていけばいいかが見えてきますので、導入に踏み切れますよ。

この記事を参考にリモートワークを導入し、社員全員が快適に働けるようにしましょう。

 

まとめ

  • 3月に行われた導入率調査は24%と低めだったが、翌月の4月には62.7%へと上昇
  • コスト削減や働き方の選択などリモートワークには複数のメリットがある
  • リモートワークの導入には導入目的の明示やネット環境の整備が必須
  • ネット環境の整備なら手軽に始められるモバイルWi-Fiのレンタルが最適
  • リモートワーク開始後の課題はその都度解決しておくことが大切

 

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